Metodika řízení projektu implementace

Úvod

Tento dokument shrnuje pravidla pro průběh implementace software Advantage ASAP a slouží jako potvrzení souhlasu zúčastněných stran projektu a členů projektového týmu s těmito podmínkami a s obecnými pravidly vedení implementačního projektu. Cílem této metodiky je stav, kdy každý účastník projektu ví, co, jak a kdy má dělat. Obsahuje také vzory formulářů a pravidla řízení porad.

Projekt

Projekt je cílově orientovaná činnost. Předem není zcela jasné, jaký konkrétní postup povede k požadovanému výsledku. Postup není závazný a projekt je určen pouze svým cílem. Úkolem vedoucího projektu je najít způsob, jak stanoveného cíle dosáhnout. V průběhu projektu si stále ověřuje, zda byly výchozí předpoklady správné a zda neexistují výhodnější alternativní postupy. Změna v projektu je běžná a je podchycena procesem změnového řízení. Pokud by v projektu nenastávaly změny a vše by bylo dopředu jasné, stal by se z projektu obyčejný předvídatelný proces.

Podmínky úspěšnosti projektu

Jelikož je projekt činností, kde není vše dopředu jasné, je ke splnění jeho cíle potřeba, aby byly dodrženy následující podmínky a pravidla:

• Jasné zadání – tedy podmínky akceptace známé ještě před započetím prací na projektu a průběžně aktualizované v rámci změnových řízení.
• Bezpodmínečné podřízení se metodice řízení projektu všemi zúčastněnými stranami a členy projektového týmu.
• Neustálá a včasná komunikace mezi všemi zúčastněnými stranami a členy projektového týmu.
• Neustále a včasně aktualizovaný podrobný harmonogram implementace.

Termín dokončení

Projekt by měl skončit co nejdříve, aby tak byly co nejefektivněji využity zdroje. Projekt by neměl skončit po limitním termínu. Limitní termín však není automaticky požadovaným termínem dokončení.

Limitní termín

Po tomto termínu nemá již výsledek projektu smysl nebo nelze určit jeho hodnotu. Není však požadovaným termínem dokončení.

Zúčastněné strany

Tato část specifikuje druhy zúčastněných stran projektu a jejich klíčové zodpovědnosti. Každá ze zúčastněných stran je povinna řídit se touto metodikou.

Zadavatel/investror	Zadavatel zejména: financuje projekt, zadává požadavky, přebírá dodané řešení, je smluvně zavázán akceptovat řešení, pokud je dodáno v požadovaném rozsahu a kvalitě, je povinen poskytnout součinnost vyžádanou Vedoucím projektu, pokud je tato součinnost nezbytná ke splnění cílů projektu, nesmí zasahovat do postupu prací na projektu jiným způsobem než pomocí procesu změnového řízení.
Zhotovitel	Je zodpovědný za splnění podmínek implementační smlouvy jako dodavatel/zhotovitel. Jeho cílem je dodat zadavateli požadované řešení v požadovaném rozsahu, kvalitě, termínech a ceně.
Subdodavatel	Je zodpovědný za částečné plnění implementační smlouvy v jakémkoli rozsahu či fázi. Jeho cílemZadavatel/investor je dodat smluvené produkty nebo služby v požadovaném rozsahu, kvalitě, termínech a ceně.
Partner projektu	Jiný subjekt, účastnící se projektu z jakéhokoli důvodu, např. jako poskytovatel grantu nebo zástupce médií.

Role členů projektového týmu

Tato část specifikuje druhy rolí členů projektového týmu a jejich klíčové zodpovědnosti.

Člen projektového týmu	Členem projektového týmu je každý, kdo se přímo podílí na pracích na projektu, zejména na těch, které jsou zaznamenány v Harmonogramu implementace. Člen projektového týmu musí zejména: být seznámen s touto metodikou a zavázán k jejímu dodržování, včas komunikovat s ostatními členy projektového týmu, provádět úkoly podle aktuálního harmonogramu implementace. Povinností každého člena projektového týmu je, aby identifikoval a promyslel každou událost, která může mít vliv na projekt, pokusil se předvídat její důsledky – typicky pokud nastane (ať ve vlastním úkolu, nebo v některých souvisejících činnostech) cokoli, co má dopad na očekávanou dobu trvání. Takovou informaci je nutno co nejdříve předat vedoucímu projektu. Projektový tým je sestaven vedoucím projektu.
Vedoucí projektu	Vedoucí projektu koordinuje projekt a má na zodpovědnost zejména následující činnosti: Sestavuje projektový tým, je zodpovědný za včasné dodání v požadovaném rozsahu, kvalitě, termínech a ceně, sleduje průběh prací a změny podmínek, snaží se o trvalé zvyšování pravděpodobnosti dosažení cílů, zrychlení prací, zvýšení efektivnosti, pravidelně a včas komunikuje s ostatními členy projektového týmu, efektivně rozděluje práci členům projektového týmu, spolupracuje se zadavatelem na průběžné verifikaci nových informací, které by mohly ovlivnit projekt ve vztahu k projektovému záměru, důsledně a včas aktualizuje harmonogram implementace, • je zodpovědný za analýzu rizik, tedy předvídání komplikací a předcházení jim.
Vedoucí ŘTP	Vedoucí řídícího týmu projektu je členem ŘTP a na jednáních ŘTP má právo veta. Vedoucím ŘTP je vedoucí projektu s výjimkou rozsáhlých projektů, kdy vedoucím ŘTP může být koordinátor více souvisejících projektů.
Člen ŘTP	Viz Řídící tým projektu.
Vedoucí analytik	Zodpovídá za úplnost, srozumitelnost a správnost analýzy požadavků/funkční specifikace požadavků na výsledný produkt s ohledem na: udržitelnost rozvoje, tedy možnost výsledný produkt dále rozvíjet, slučitelnost s ostatními systémy, slučitelnost s legislativou, technické možnosti. Vedoucí analytik schvaluje výslednou analýzu/specifikaci a změnové požadavky.
Vedoucí metodik	Definuje metodiku řízení projektu (tuto metodiku) a v průběhu projektu řeší dotazy a výjimky, které nastanou a k metodice se vztahují, ale nejsou jí výslovně řešeny.
Auditor projektu	Kontroluje vedoucího projektu a v jistém smyslu všechny členy projektového týmu a partnery projektu, zda dodržují pravidla. Ověřuje, zda projektový tým udržuje dostatečně zodpovědně a pečlivě plán prací aktuální. Zda se provádí kontrola uvnitř projektu včetně jejich personálně motivačních důsledků. Dále zda jsou dodržovány zásady pro komunikaci, vedení porad, přesnost zadávání úkolů atd. Zejména jak jsou dodržovány povinnosti umožňující efektivní správu a využití zdrojů. Nekontroluje, jestli práce postupují rychle nebo pomalu. To je interní záležitostí projektu.

Řídící tým projektu

Řídící tým projektu (ŘTP) sleduje, koordinuje a monitoruje realizaci projektu a vyhodnocuje soulad průběhu realizace s implementační smlouvou.

Řídící tým projektu

• vyjadřuje se k monitorovacím zprávám,
• vyjadřuje se k úpravám rozpočtu projektu,
• navrhuje a vyjadřuje se k úpravám termínového plnění projektu.

Každý člen ŘTP má právo vystupovat na jednání ŘTP a navrhovat opatření ke všem otázkám týkajících se realizace projektu. Vedoucí ŘTP má právo veta.

Přípravná fáze projektu

Tato kapitola popisuje cíle, fáze, činnosti a výstupy přípravné fáze projektu.

Důvody a cíle přípravné fáze

• Detailně zmapovat požadavky
• Ověřit realizovatelnost řešení
• Popsat, zvážit a ohodnotit rizika
• Prosadit rozhodnutí o realizaci projektu, alokovat zdroje

Činnosti

Přípravná fáze projektu zahrnuje zejména následující činnosti:

Aktualizace projektového záměru/požadavků Tvorba technického návrhu řešení

Tvorba plánu projektu

Tvorba rozpočtu projektu

Tvorba analýzy funkční specifikace

Tvorba metodiky řízení projektu

Alokace zdrojů, sestavení projektového týmu Uzavření smlouvy se zhotovitelem

Pilotní řešení

Audit kvality řízení projektu, zpětná vazba

Výstupy

Výstup	Popis	Adresát
Požadavky	Popis projektového záměru zadavatele. Cíle projektu, představy, požadovaná funkcionalita, časový rámec realizace.	Zhotovitel
Analýza/funkční specifikace	Přesný popis podoby výsledného produktu. Analýza/funkční specifikace je hlavním podkladem pro výslednou akceptaci řešení zadavatelem. Analýza se může v průběhu projektu měnit, a to pouze v důsledku procesu změnového řízení.	Zhotovitel
Implementační smlouva	Smlouva vymezuje určitou část řešení, která je popsána v Popisu projektu a deleguje odpovědnost za jeho realizaci na jiný subjekt, než kterým je zadavatel. Smlouva řeší věcnou náplň dodávky, její rozsah, kvalitu, cenu, termíny, záruky, sankce a vymezuje procesně procedurální vztah mezi zadavatelem a zhotovitelem. Smlouva a její ustanovení vyplývají zejména z metodiky řízení projektu, která by měla být před podpisem smlouvy (smluv) vyhotovena a schválena	Vedení zadavatele, vedení zhotovitele
Popis projektu	Aktualizace Požadavků – komplexní a ucelený popis projektu: cíle projektu a na jaké cílové skupiny budou výstupy projektu působit, omezující podmínky řešení projektu, hlavní stavební kameny řešení, procesy a postupy k dosažení cílů, plánování, zdroje, podpůrný IS, technický návrh řešení, finanční řízení, porady a jejich řízení, harmonogram, návrh dalšího postup. Popis projektu detailně řeší, na rozdíl od Požadavků, problematiku zdrojů – osoby do organizačního schéma řízení projektu, volbu dodavatelů a subdodavatelů. Popis projektu tedy diskutuje kolik a jaké budou externí dodávky a slouží tak jako podklad pro tvorbu odpovídajících zadávacích dokumentací.	Vedení zadavatele, vedoucí projektu
Analýza rizik	Hlavním úkolem rizikové analýzy je identifikovat veškeré nežádoucí stavy, do kterých by se projekt mohl dostat (pro zadavatele, resp. pro uživatele nebo jiné relevantní cílové skupiny, životní prostředí a podobně). Každý nežádoucí stav může být způsoben uplatněním jednoho nebo více rizik, která přímo nebo nepřímo hrozí. Riziková analýza vytváří mj. podklady pro následné krizové řízení.

Analýza rizik Hlavním úkolem rizikové analýzy je identifikovat veškeré nežádoucí stavy, do kterých by se projekt mohl dostat (pro zadavatele, resp. pro uživatele nebo jiné relevantní cílové skupiny, životní prostředí a podobně). Každý nežádoucí stav může být způsoben uplatněním jednoho nebo více rizik, která přímo nebo nepřímo hrozí. Riziková analýza vytváří mj. podklady pro následné krizové řízení. Vedení zadavatele Metodika řízení projektu Metodika se vyhotovuje zejména proto, aby každá role, která je uvedena v organizačním schéma řízení projektu věděla co, jak a kdy má dělat. Metodika řízení projektu jsou tedy pravidla a směrnice, formalizující vůli vedoucího projektu, resp. zadavatele. Obsahuje tak rovněž veškeré vzory formulářů, pravidla řízení porad, nároky na back-office, organizačně – provozní podklady atp. Projektový tým Harmonogram implementace Podrobný časový plán prací a zdrojů, kde jedna práce nepřesahuje rozsah 5 dnů. Vedoucí projektu Zápis z jednání ŘTP Každá porada, která má závazný dopad na řízení projektu, je dokumentována zápisy ve 2 variantách: příprava na poradu a zápis z jednání ŘTP. Zápis schválený účastníky jednání je závazným operativně-řídícím dokumentem projektu a slouží jako dodatek k implementační smlouvě. Vedení zadavatele, vedení zhotovitele Realizační fáze projektu Tato kapitola popisuje cíle, fáze, činnosti a výstupy realizační fáze projektu. Důvody a cíle realizační fáze • Dosáhnout definovaných a schválených cílů projektu v daném rozsahu, kvalitě, termínech a ceně. • Motivovat a vyškolit uživatele • Dosáhnout pozitivního vnímání projektu vnitřním i vnějším prostředím Činnosti Start realizace projektu Školení členů projektového týmu a seznámení s metodikou řízení projektu Řízení projektového týmu Průběžná analýza rizik Konfigurace/implementace Dodání/instalace Školení uživatelů Testování a zkušební provoz Odstraňování nedostatků Akceptace Fakturace Výstupy Výstup Popis Adresát Popis projektu Aktualizace Popisu projektu – veškeré informace nutné zejména pak: cíle projektu, bezpečnostní zadání a ostatní omezení pro technickou projekci, řešení projektu, procesy a postupy k dosažení cílů, plánování, zdroje. V realizační fázi je absolutně nezbytné, aby popis projektu správně definoval vrcholové procesní schéma řešení projektu. V tomto schématu pak jsou tímto dokumentem definovány body, ve kterých je plánována a měřena skutečná rychlost realizace / implementace / rolloutu projektu. Tato část Popisu projektu je pro realizační fázi zcela klíčová. Vedení zadavatele, vedoucí projektu Zadávací/změnové požadavky Každý projekt bývá v průběhu své realizace upřesňován. Toto upřesňování a změny zadání jsou formulovány na poradách ŘTP. Zadavatel, zhotovitel, projektový tým Metodika řízení projektu Aktualizace Metodiky řízení projektu zpracované v přípravné fázi projektu. Metodika se aktualizuje v této fázi zejména proto, aby popis činností každé role v organizačním schéma byl v souladu s aktuálními potřebami projektu (každá role ví co, jak a kdy má dělat). Metodika řízení projektu jsou tedy pravidla a směrnice, formalizující vůli vedoucího projektu, resp. zadavatele. Obsahuje tak rovněž veškeré formuláře a vzory, pravidla řízení porad, nároky na back-office, organizačně – provozní podklady atp. Metodika navazuje na aktuální verzi Popisu projektu Projektový tým Status report Průběžný report, který shrnuje a jednotně zobrazuje hlavní projektové ukazatele, zejména pak z hlediska finančního, termínů, rozsahu a kvality. Vedení zadavatele Protokol o instalaci a akceptační protokol Každé dílčí plnění/implementační přírůstek, podle charakteru projektu buď technika, služba nebo jinak definovaný výstup, je vždy dokladováno příslušnou dokumentací. Protokol vždy uzavírá jeden z bodů implementační smlouvy. Finanční/fakturační oddělení zadavatele Protokol o školení Výčet provedených školení, seznam vyškolených uživatelů nebo obsluhy, výsledky těchto školení. Seznam udělených certifikátů/osvědčení. Vytipování nejlepších absolventů a návrhy na jejich profesní růst. Vedení zadavatele Zápis jednání ŘTP Každá porada, která má závazný dopad na řízení projektu, je dokumentována zápisy ve 2 variantách: příprava na poradu a zápis z jednání ŘTP. Zápis schválený účastníky jednání je závazným operativně-řídícím dokumentem projektu a slouží jako dodatek k implementační smlouvě. Vedení zadavatele, vedení zhotovitele

Změnové řízení Tato kapitola popisuje cíle, fáze, činnosti a výstupy změnového řízení. Důvody a cíle fáze změnového řízení • Včas zjistit a zaznamenat změny zejména z důvodu: o Změny v požadavcích zadavatele o Změny vnějších podmínek o Změny ve zjištěné realizovatelnosti • Přepracovat projekt tak, aby schválené změny reflektoval, event. zastavení projektu Činnosti Zaslání návrhu změnového požadavku zhotoviteli Vypracování analýzy/specifikace Analýza realizovatelnosti Schválení/odmítnutí návrhu na jednání ŘTP Zapracování návrhu do dokumentace projektu Změna harmonogramu implementace Případné zastavení projektu Výstupy Výstup Popis Adresát Popis projektu Aktualizace Popisu projektu – veškeré informace nutné zejména pak: cíle projektu, bezpečnostní zadání a ostatní omezení pro technickou projekci, řešení projektu, procesy a postupy k dosažení cílů, plánování, zdroje. Vedení zadavatele, vedoucí projektu Analýza/funkční specifikace Je potřeba aktualizovat analýzu/funkční specifikaci na základě schváleného změnového požadavku. Zhotovitel Zadávací/změnové požadavky Každý projekt bývá v průběhu své realizace upřesňován. Toto upřesňování a změny zadání jsou formulovány na poradách ŘTP. Zadavatel, zhotovitel, projektový tým Zápis jednání ŘTP Každá porada, která má závazný dopad na řízení projektu, je dokumentována zápisy ve 2 variantách: příprava na poradu a zápis z jednání ŘTP. Zápis schválený účastníky jednání je závazným operativně-řídícím dokumentem projektu a slouží jako dodatek k implementační smlouvě. Vedení zadavatele, vedení zhotovitele Vzory formulářů Tato část uvádí vzory různých formulářů tak, jak budou používány v průběhu projektu. Příprava na poradu ŘTP Formulář odpovídá formuláři Zápis z jednání ŘTP s vyplněným programem jednání. Zápis z jednání ŘTP Zápis z jednání ŘTP č. <číslo zápisu> dne <datum konání jednání> Název projektu <název projektu> Číslo zápisu <číslo zápisu> Předmět jednání <předmět jednání> Datum konání <datum konání> Čas zahájení <čas zahájení> Čas ukončení <čas ukončení> Místo konání <místo konání> Vedoucí jednání <vedoucí jednání> Přítomní účastníci AS <za stranu AS> <> <za stranu zadavatele> Nepřítomní účastníci N/A

Agenda: Číslo: Název: 1. Úkoly z minulých jednání 2. <agenda 2> 3. <agenda 3>

1. Úkoly z minulých jednání Zápis: <zápis> Závěr: <usnesení> Celkový stav prodlení objednatele: <celkový počet dní prodlení zhotovitele> Celkový stav prodlení zhotovitele: <celkový počet dní prodlení zhotovitele>

Úkol <název úkolu> Odpovědnost: <strana zodpovědná za splnění, tj. např. zkratka zadavatele, zhotovitele nebo subdodavatele> Původní termín: <původní termín> Nový termín: <nový termín> Závěr: <usnesení> Stav prodlení: <počet dní prodlení vyplývající ze zpoždění>

2. <agenda 2>

Zápis: <zápis> Závěr: <usnesení>

Úkoly vyplývající z ŘTP

Úkol: <název úkolu> Číslo úkolu: <číslo úkolu> Termín splnění: <dohodnutý termín splnění úkolu> Zadání: <zadání úkolu> Odpovědná osoba: <zkratka odpovědné strany a odpovědné osoby>

Datum provedení zápisu: <datum provedení zápisu> Zápis zhotovil: <jméno zapisovatele>

Za Objednatele Za Zhotovitele Datum: <datum podpisu objednatele> Datum: <datum podpisu zhotovitele> Jméno: <jména podepisujících> Jméno: <jména podepisujících> Podpis: …………………………………………… Podpis: …………………………………………… Podpis: …………………………………………… Podpis: ……………………………………………

Pravidla vedení porad Vedení porad se řídí těmito pravidly: • Poradu může svolat každý člen projektového týmu • Jednání ŘTP může svolat každý člen ŘTP • Porada je svolávána ústně, formou e-mailu nebo telefonicky v přiměřeném předstihu • Pokud je svoláváno řádné jednání ŘTP, je vždy vedoucím jednání ŘTP s předstihem alespoň 1 dne zaslána agenda jednání formou e-mailu • Z jednání ŘTP je vždy vyhotoven zápis dle vzoru z této metodiky • Zapisovatel jednání ŘTP je povinnen rozeslat zápis z jednání všem účastníkům jednání nejpozději do druhého pracovního dne od data konání jednání • Účastníci jednání ŘTP jsou povinni schválit zápis z jednání nejpozději do 2 pracovních dnů od doručení tohoto zápisu