Zakázky

Formulář Zakázky slouží k evidenci zakázek a rozdělení úkolů mezi zaměstnance.

Menu

Zakázky obchodní

Zaznamenává obchodní přiležitosti poměrem 1:1, tzn. máme jednu konkrétní zakázku, ke které přiřadíme jeden doklad (objednávka/smlouva + faktura). Další možností je jedna konkrétní zakázka a x dokladů od různých obchodních partnerů.

Výhodou je separátní vyhodnocení zakázky.

Například: Evidence přihlášek na kurz obchodních dovedností. Kurz obchodních dovedností je v tomto případě jedna zakázka a objednávky na kurz jsou přihláškami.

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky - Zakázky obchodní

Zakázky rámcové nákupní

Rámcové zakázky nákupní slouží k zaznamenávání obchodních příležitostí z pohledu nakupujícího pokud se jedná např. o dlouhodobou spolupráci či rozsáhlý projekt. Máme tedy právě jednu zakázku, která je založená na daného obchodního partnera a libovolné množství dokladů (objednávka/smlouva, faktura) od jednoho dodavatele. Poměr tedy můžeme definovat jako 1:x.  V komunikaci se zakládá za každé oddělení zvlášť.

Výhodou zaznamenávání touto formou je především rychlost a flexibilita, jelikož nemusíte pokaždé zakládat novu zakázku.

Například: Každý den objednávám materiál od jednoho daného dodavatele.

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky - Zakázky rámcové nákupní

Zakázky rámcové prodejní

Rámcové zakázky prodejní slouží k zaznamenávání obchodních příležitostí z pohledu prodávajícího pokud se jedná např. o dlouhodobou spolupráci či rozsáhlý projekt. Máme tedy právě jednu zakázku, která je založená na daného obchodního partnera a libovolné množství dokladů (objednávka/smlouva, faktura) od jednoho odběratele. Poměr tedy můžeme definovat jako 1:x.

Výhodou zaznamenávání touto formou je především rychlost a flexibilita, jelikož nemusíte pokaždé zakládat novu zakázku.

Například:  Dlouhodobý servis

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky - Zakázky rámcové prodejní

Zakázky režijní

Tento druh zakázek je určen k zaznamenávání režijních nákladů, např. telekomunikace, nájemné, poštovné, atp. Použítí zaleží především na zadavateli, jelikož u tohoto druhu lze zaznamenávat jak v poměru 1:1, tak i 1:x.

Například:

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky - Zakázky režijní

Zakázky stavové Zakázky obchodní uzavřené/zrušené

Tyto zakázky mají funkci hlavně reportovací, proto se zde zobrazují zakázky, které jsou ve stavu zrušena, ukončena, nerealizována a odložena.

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky - Zakázky obchodní uzavřené/zrušené

Zakázky filtrované podle vedoucího projektu

Vedoucí projektu tedy uvidí pouze zakázky a souvisejíci dokumenty pro aktuálního vedoucího projektu. 

Název	Popis
Zakázky obchodní	viz Zakázky obchodní Menu - Zakázky (vedoucí projektu) - Zakázky obchodní
Zakázky rámcové nákupní	viz Zakázky rámcové nákupní Menu - Zakázky (vedoucí projektu) - Zakázky rámcové nákupní
Zakázky rámcové prodejní	viz Zakázka rámcové prodejní Menu - Zakázky (vedoucí projektu) - Zakázky rámcové prodejní
Zakázky režijní	viz Zakázky režijní Menu - Zakázky (vedoucí projektu) - Zakázky režijní
Zakázky obchodní uzavřené/zrušené	viz Zakázky obchodní uzavřené/zrušené Menu - Zakázky (vedoucí projektu) - Zakázky

 

Formulář

Zakázky

Základní údaje

Název	Popis
Číslo zakázky	Pořadové číslo (kód) zakázky, generované automaticky podle roku, kódu obchodního oddělení. Nastavení: Pomocí číselníku viz. Číselná řada
Oddělení	Obchodní oddělení pod které tato zakázka spadá. Podle něj je přiděleno číslo zakázky a jsou upravena přístupová práva k této zakázce. Nastavení: Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Obecné - Obchodní jednotky/oddělení
Název	Krátký výstižný název zakázky, objevující se v přehledech a seznamech zakázek.
Zadavatel	Obchodní partner, který je zadavatelem zakázky. Nemusí jít o partnera, který zasílá objednávku nebo který zasílá fakturu. Tyto se nastavují až v dokumentech Objednávka/smlouva a Vydané faktury. Nastavení: Pomocí číselníku nebo Menu - Adresář - Adresář
Kontaktní osoba	Kontaktní osoba zadavatele, která bude kontaktována v případě nějakých nejasností. Nastavení: Pomocí číselníku  nebo Menu - Adresář - Adresář
Key Account	Obchodník spravující danou zakázku. Je zodpovědný za obchodní komunikací se zákazníkem. Nastavení: Pomocí číselníku  nebo Menu - Adresář - Adresář; Přiřazení Rolí Adresáře
Vedoucí projektu	U dané zakázky má na starosti plánování času lidských a ostatních zdrojů a jejich vedení. Zároveň je zodpovědný za včasnou a přesnou komunikaci informací mezi klientem a členy projektového týmu. Jeho cílem je splnit očekávání zákazníka a včas dokončit zakázku. Toho je možné docílit pomocí plánování úkolů, dohlížení na plnění časových a finančních limitů, analýzy rizik a ostatních nástrojů vedoucího projektu. Nastavení: Pomocí číselníku nebo Menu - Adresář - Adresář; Přiřazení Rolí Adresáře
Zprostředkovatel	Obchodní partner, který zprostředkoval zakázku. Nastavení: Pomocí číselníku  nebo Menu - Adresář - Adresář; Přiřazení Rolí Adresáře
Stav	Určuje, v jakém stavu se nachází zakázka. Nastavení: Pomocí číselníku , výběr je přednastavený; viz Stavy
Stav archivace (elektronické)	Určuje, zda elektronické materiály související s touto zakázkou, byly archivovány (např. vypáleny na CD) Nastavení: Pomocí číselníku , výběr je přednastavený; viz Stavy
Stav archivace (papírové)	Určuje, zda byla provedena fyzická archivace dokumentů, související s touto zakázkou. Nastavení: Pomocí číselníku , výběr je přednastavený; viz Stavy
Poznámka	Interní poznámka k zakázce.
Sdílet zakázku mezi všemi odděleními	Označení, zda se bude tato zakázka zobrazovat i ostatním oddělením.

Hodnocení zakázky

Název	Popis
Rozpočtová cena	Plánovaná částka (v domácí měně bez DPH), kterou předpokádáte, že ve finále vyfakturujete. Je pouze odhadovaná a slouží orientačně.
Druh metriky	Určuje metriku zakázky v jiných jednotkách než ve finančním obratu. Může plnit funkci informativní rozlišovací (velké/malé zakázky) hodnotící - sloužící ke zpětnému porovnání s realitou - cílem je tvořit správné odhady. Nastavení: Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Zakázky - Druhy metrik zakázek. Vložíme nový Název ikonou . Název může být jakýkoliv po Vašem uvážení (např. člověkohodiny, m3,...).
Odhad (metrika)	Odhaduje objem zakázky podle zvolené metriky. Nastavení: Vyplnění pole pomocí číslic
Pravděpodobnost	Pravděpodobnost slouží k vyhodnocení úspěšnosti zakázky do budoucna, jedná se o zhodnocení, zda se zakázka naplní. Manager má tedy přehled kolik přibližne dopadne zakázek v příštím období. Nastavení: Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Zakázky - Druhy pravděpodobností zakázek. Vložíme nový Název ikonou . Název může být jakýkoliv po Vašem uvážení (např. 100%, 50%,...). Mělo by být dostatečně jednoduché na vyplnění, aby nedošlo ke zkreslení tohoto ukazatele.
Náročnost	Náročností rozlišujeme pracnost zakázky. Pomocí této informace můžeme také zhodnotit prioritu. Nastavení: Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Zakázky - Druhy náročnosti zakázek. Vložíme nový Název ikonou . Název může být jakýkoliv po Vašem uvážení (např. Náročné, Nenáročné,...).
% přímých nákladů	Limit procenta přímých nákladů na tuto zakázku. Umožňuje určit indikátor výkonnosti (KPI) pro přímé náklady zakázky. Počet odpracovaných hodin, vynásobený hodinovou sazbou zaměstnance či zařízení + součet částek přijatých faktur přiřazených této zakázce je porovnáván s touto hodnotou. Tak je možné rychle a jednoduše vidět, zda zakázka vychází finančně podle plánu. Změnou této hodnoty můžete nastavit výkonnostní limit výše nebo níže, podle toho, jak chcete ovlivnit úsilí zaměstnanců na realizaci této zakázky.

Marketingové údaje

Název	Popis
Tržní segment	Bližší segmentace zakázky z důvodu pozdějšího vyhodnocování a vyhodnocování plnění firemní strategie - tj. podpora či útlum určitých tržních segmentů, nebo srovnávání s jinými subjekty, např. zjišťování podílu na trhu v rámci známých tržních segmentů. Nastavení: Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Marketing - Tržní segment. Vložíme nový Název a Popis pomocí ikony .
Zdroj poptávky	Jakým způsobem se o nás klient dozvěděl. Například: osobní doporučení stálý zákazník časopis firemní webové stránky server .com Nastavení: Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Zakázky - Druhy zdrojů poptávky. Vložíme nový Název pomocí ikony .
Prodejní teritorium	Slouží k diferencování obchodních lokalit, např. kvůli přidělování zakázek obchodním zástupcům, ale také k vyhodnocování např. reklamních kampaní. Nastavení: Pomocí číselníku  nebo Menu - Základní data - Marketing - Prodejní teritoria. Vložíme nový Název a Popis pomocí ikony .
Důvod neúspěchu	Seznam důvodů obchodních neúspěchů zakázek (tj. proč nedošlo k objednávce). Například: konkurence nespokojenost s jednáním vysoká cena Nastavení: Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Zakázky - Druhy důvodů neúspěchů zakázek. Vložíme nový Název pomocí ikony . Seznam by měl být tak strukturovaný, aby se na základě něj dalo poučit do budoucna a nebyl problém pro obchodníka vybrat položku.

Otevřené doklady

Název	Popis
Prodejní objednávky	Počet dokladů tohoto typu, automaticky spočítáno Prodejní objednávka
Vydané faktury	Počet dokladů tohoto typu, automaticky spočítáno Vydané faktury
Nákupní objednávky	Počet dokladů tohoto typu, automaticky spočítáno Nákupní objednávky
Přijaté faktury	Počet dokladů tohoto typu, automaticky spočítáno Přijaté faktury

Termíny

Název	Popis
Dokončit do	Termín, do kterého je nutné zakázku dokončit. Např. termín očekávaný zákazníkem (ve fázi poptávky) nebo smluvní termín (ve fázi objednávky).
Vytvořeno	Termín, kdy byla zakázka skutečně vytvořena.
1. nabídka	Termín, kdy bylo poprvé změněno pole Stav (zakázky) na Nabídka.
Započato	Termín, kdy bylo změněno pole Stav (zakázky) na Běžící.
Dokončeno	Termín, kdy bylo změněno pole Stav (zakázky) na Zrušena, Odložena, Nerealizována nebo Ukončena.

Úkoly

Tento formulář slouží k přehledu úkolů pro každého zaměstnance. Jsou zde zobrazeny všechny úkoly ze zakázek. Pomocí tohoto formuláře lze měnit stav těchto úkolů.

Úkoly

Spolupracující oddělení

Externí oddělení, které se podílí na realizaci zakázky.

Oddělení

Spolupracující partneři

Slouží k zaznamenání seznamu obchodních partnerů, kteří se podílejí na realizaci zakázky, např. jako subdodavatelé.

Tento seznam bude brán v úvahu v modulu Komunikace, kdy je možné zaznamenat komunikaci obchodního partnera k zakázce, u které sám není zadavatelem, ale na které se podílí jiným způsobem.

Název	Popis
Obchodní partner	Spolupracující obchodní partner Nastavení: viz. Adresář
Kontaktní osoba	Osoba, která bude kontaktována v případě nějakých nejasností.  Nastavení: viz. Adresář
Poznámka	Interní poznámka týkající se spolupracujících partnerů, např. jejich role v zakázce.

Výkony

Záznam výkonů, které se vztahují k dané zakázce.

Výkony

Vyhodnocení zakázky

Vyhodnocení zakázky slouží k rychlé orientaci např. zda máme ještě dostatek prostředků nebo zda jsme přesáhli rozpočet.

Vyhodnocení zakázek

Doklady

Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.

Název	Popis
Směr	Směr dokumentu prodej/nákup
Druh	Označení podtypu dokumentu. Např. "Objednávky" v případě typu "Smluvní dokument" nebo "Zálohová faktura" v případě typu "Faktura"
Datum	Datum vystavení dokladu
Doklad	Číslo dokladu
Stav	Určuje v jakém stavu se doklad nachází
Obchodní partner	Obchodní partner dokladu
Datum splatnosti	Datum splatnosti faktury
Měna	Měna dokladu
Celkem bez DPH	Celková cena v měně dokladu bez DPH
Celkem bez DPH (d)	Celková cena v domácí měně bez DPH
Celkem vč. DPH	Celková splatná čáska v měně dokladu včetně DPH

Komunikace

Záznam veškeré komunikace které proběhla a vztahuje se k dané zakázce.

Komunikace

Rizika

Rizika, která mohou nastat v souvislosti s plněním zakázky.

Název	Popis
Aktivní	Označuje, zda je riziko stále aktivní.
Název	Krátký výstižný název rizika.
Pravděpodobnost	Pravděpodobnost slouží k vyhodnocení rizika zakázky, jedná se o zhodnocení, zda se riziko naplní. Nastavení: Přednastavené volby 3 úrovní rizika: Nízká - Pravděpodobně nenastane, ale i přesto může být důležitý Střední - Může a nemusí nastat, není nepravděpodobné. Vysoká - Lze očekávat, že dříve či později nastane.
Dopad	V případě naplnění rizika, spekulace o dopadu neúspěchu. Nastavení: Přednastavené volby 3 úrovní rizika: Nízská - Nepříjemnosti. Lze překonat pomocí trocha zvýšeného úsilí. Střední - Má dopad na stanovené cíle projektu, mělo by být možné uřídit v rámci rezerv. Vysoká - Vysoký dopad na schopnost projektu dosáhnout stanovených cílů.
Závažnost	Automaticky generované číslo, které značí závažnost. Nejnižší závažnost je 1 a nejvyšší 9. Nastavení: Automaticky vložené číslo, které je závislé na vyplnění Pravděpodobnosti a Dopadu.
Následná akce	Popis postupu, který bude aplikován v případě naplnění rizika.
Zodpovědnost	Jméno osoby zodpovědné za následné akce, pokud se riziko naplní.

Implementační nastavení

Implementace

Aplikační role

Aplikační role

Požadavky na zabezpečení

Odkazuje na:

• Číselná řada
• Adresář
• Role adresáře
• Požadavky
• Úkoly
• Prodej
• Nákup
• Oddělení  
• Komunikace 
• Prodejní objednávky/smlouvy
• Implementace 
• Výkony
• Vyhodnocení zakázek 
• Zdroje 
• Aplikační role
• Stavy 
•  Vydané faktury