Základní popis

Formulář Zakázky slouží k evidenci zakázek a rozdělení úkolů mezi zaměstnance.

Zakázky obchodní

Zaznamenává obchodní přiležitosti poměrem 1:1, tzn. máme jednu konkrétní zakázku, ke které přiřadíme jeden doklad (objednávka/smlouva + faktura). Jedná se tedy o jednorázovou akci.

Výhodou je separátní vyhodnocení zakázky.

Například:

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky - Zakázky obchodní

Zakázky rámcové nákupní

Rámcové zakázky nákupní slouží k zaznamenávání obchodních příležitostí z pohledu nakupujícího pokud se jedná např. o dlouhodobou spolupráci či rozsáhlý projekt. Máme tedy právě jednu zakázku, která je založená na daného obchodního partnera a libovolné množství dokladů (objednávka/smlouva, faktura). Poměr tedy můžeme definovat jako 1:x.

Výhodou zaznamenávání touto formou je především rychlost a flexibilita, jelikož nemusíte pokaždé zakládat novu zakázku.

Například: Evidence přihlášek na kurz obchodních dovedností. Kurz obchodních dovedností je v tomto případě jedna zakázka a objednávky na kurz jsou přihláškami.

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky - Zakázky rámcové nákupní

Zakázky rámcové prodejní

Rámcové zakázky prodejní slouží k zaznamenávání obchodních příležitostí z pohledu prodávajícího pokud se jedná např. o dlouhodobou spolupráci či rozsáhlý projekt. Máme tedy právě jednu zakázku, která je založená na daného obchodního partnera a libovolné množství dokladů (objednávka/smlouva, faktura). Poměr tedy můžeme definovat jako 1:x.

Výhodou zaznamenávání touto formou je především rychlost a flexibilita, jelikož nemusíte pokaždé zakládat novu zakázku.

Například: Evidence přihlášek na kurz obchodních dovedností. Kurz obchodních dovedností je v tomto případě jedna zakázka a objednávky na kurz jsou přihláškami.

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky - Zakázky rámcové prodejní

Zakázky režijní

Tento druh zakázek je určen k zaznamenávání režijních nákladů, např. telekomunikace, nájemné, poštovné, atp. Použítí zaleží především na zadavateli, jelikož u tohoto druhu lze zaznamenávat jak v poměru 1:1, tak i 1:x.

Například:

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky - Zakázky režijní

Zakázky filtrované

Zakázky, které jsou filtrované podle vedoucího projektu:

Zakázky obchodní, viz Zakázky obchodní

Zakázky rámcové nákupní, viz Zakázky rámcové nákupní

Zakázky rámcové prodejní, viz Zakázky rámcové prodejní

Zakázky režijní, viz Zakázky režijní

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky (vedoucí projektu) - Zakázky

Filtrované stavové

Zakázky obchodní uzavřené/zrušené

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky - Zakázky (vedoucí projektu) - Zakázky obchodní uzavřené/zrušené

Zakázky stavové

Zakázky obchodní uzavřené/zrušené

Tyto zakázky mají funkci hlavně reportovací, proto se zde zobrazují zakázky, které jsou ve stavu zrušena, ukončena, nerealizována a odložena.

Tento typ zakázek nalezneme: Menu - Zakázky - Zakázky obchodní uzavřené/zrušené

Formulář

Zakázky

Základní údaje

Název	Popis	Nastavení
Číslo zakázky	Pořadové číslo (kód) zakázky, generované automaticky podle roku, kódu obchodního oddělení.	Pomocí číselníku; viz. Číselná řada
Oddělení	Obchodní oddělení pod které tato zakázka spadá. Podle něj je přiděleno číslo zakázky a jsou upravena přístupová práva k této zakázce.	Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Obecné - Obchodní jednotky/oddělení
Název	Krátký výstižný název zakázky, objevující se v přehledech a seznamech zakázek.	Vyplnění pole
Zadavatel	Obchodní partner, který je zadavatel zakázky. Nemusí jít o partnera, který zasílá objednávku nebo který zasílá fakturu. Tyto se nastavují až v dokumentech Objednávka/smlouva a Vydané faktury.	Pomocí číselníku nebo Menu - Adresář - Adresář; Přiřazení Rolí Adresáře
Kontaktní osoba	Osoba, která bude kontaktována v případě nějakých nejasností.	Pomocí číselníku nebo Menu - Adresář - Adresář; Přiřazení Rolí Adresáře
Key Account	Obchodník spravující danou zakázku. Je zodpovědný za obchodní komunikací se zákazníkem.	Pomocí číselníku nebo Menu - Adresář - Adresář; Přiřazení Rolí Adresáře
Vedoucí projektu	U dané zakázky má na starosi plánování času lidských a ostatních zdrojů a jejich vedení. Zároveň je zodpovědný za včasnou a přesnou komunikaci informací mezi klientem a šleny projektovaného týmu. Jeho cílem je splnit očekávání zákazníka a včas dokoncit zakázku. Toho je možné docílit pomocí plánování úkolů, dohlížení na plnění časových a finančních limitů, analýzy rizik a ostatních nástroj vedoucího projektu.	Pomocí číselníku nebo Menu - Adresář - Adresář; Přiřazení Rolí Adresáře
Zprostředkovatel		Pomocí číselníku nebo Menu - Adresář - Adresář; Přiřazení Rolí Adresáře
Stav	Určuje v jakém stavu se nachází zakázka.	Pomocí číselníku, výběr je přednastavený; viz Stavy
Stav archivace (elektronické)	Určuje, zda elektronické materiály souvisí s touto zakázkou, byly archivovány (např. vypáleny na CD)	Pomocí číselníku, výběr je přednastavený; viz Stavy
Stav archivace (papírové)	Určuje zda byla provedena fyzická archivace dokumentů, související s touto zakázkou.	Pomocí číselníku, výběr je přednastavený; viz Stavy
Poznámka	Interní poznámka k zakázce.	Vyplnění pole
Sdílet zakázku mezi všemi odděleními	Označení, zda se bude tato zakázka zobrazovat i ostatním oddělením.	Označení kliknutím

Hodnocení zakázky

Název	Popis	Nastavení
Rozpočtová cena	Plánovaná částka (v domácí měně bez DPH), kterou předpokádáte, že ve finále vyfakturujete. Je pouze odhadovaná a slouží orientačne.
Druh metriky	Metrika určuje objem zakázky v jiných jednotkách než ve finančním obratu. Může plnit funkci informativní rozlišovací (velké/malé zakázky) hodnotící - sloužící ke zpětnému porovnání s realitou - cílem je tvořit správné odhady.	Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Zakázky - Druhy metrik zakázek. Vložíme nový Název ikonou vložit . Název může být jakýkoliv po Vašem uvážení (např. ČH, m3,...).
Odhad (metrika)
Pravděpodobnost	Pravděpodobnost slouží k vyhodnocení úspěšnosti zakázky, jedná se o zhodnocení, zda se zakázka naplní. Mělo by být dostatečně jednoduché na vyplnění, aby nedošlo ke zkreslení tohoto ukazatele.	Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Zakázky - Druhy pravděpodobností zakázek. Vložíme nový Název ikonou vložit. Název může být jakýkoliv po Vašem uvážení (např. 100%, 50%,...).
Náročnost	Náročností rozlišujeme pracnost zakázky. Pomocí této informace můžeme také zhodnotit prioritu.	Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Zakázky - Druhy náročnosti zakázek. Vložíme nový Název ikonou vložit. Název může být jakýkoliv po Vašem uvážení (např. Náročné, Nenáročné,...).
% mzdových nákladů	Limit procenta mzdových nákladů na tuto zakázku. Umožňuje určit indikátor výkonnosti (KPI) pro mzdové náklady. Počet odpracovaných hodin, vynásobený hodinovou sazbou zaměstnance či zařízení je porovnáván s touto hodnotou. Tak je možné rychle a jednoduše vidět, zda zakázka vychází finančně podle plánu. Změnou této hodnoty můžete nastavit výkonnostní limit výše nebo níže, podle toho, jak chcete ovlivnit úsilí zaměstnanců na realizaci této zakázky.

Marketingové údaje

Název	Popis	Nastavení
Tržní segment	Bližší segmentace zakázky z důvodu pozdějšího vyhodnocování a vyhodnocování plnění firemní strategie - tj. podpora či útlum určitých tržních segmentů, nebo srovnávání s jinými subjekty, např. zjišťování podílu na trhu v rámci známých tržních segmentů.	Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Marketing - Tržní segment. Vložíme nový Název a Popis pomocí ikony vložit.
Zdroj poptávky	Jakým způsobem se o nás klient dozvěděl. Například: - osobní doporučení - stálý zákazník - časopis - firemní webové stránky - server .com	Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Zakázky - Druhy zdrojů poptávky. Vložíme nový Název a Popis pomocí ikony vložit.
Prodejní teritorium	Slouží k diferencování obchodních lokalit, např. kvůli přidělování zakázek obchodním zástupcům, ale také k vyhodnocování např. reklamních kampaní.	Pomocí číselníku obchodní nebo Menu - Základní data - Marketing - Prodejní teritoria
Důvod neúspěchu	Seznam důvodů neúspěchů zakázek. Seznam by měl být tak strukturovaný, aby se na základě něj dalo poučit do budoucna a nebyl problém pro obchodníka vybrat položku, např. konkurence, nespokojenost a jednáním, vysoká cena, atp.	Pomocí číselníku nebo Menu - Základní data - Zakázky - Druhy důvodů neúspěchů zakázek

Otevřené doklady

Název	Popis	Nastavení
Prodejní objednávka	Počet dokladů tohoto typu, automaticky generováno	Prodejní objednávka
Vydané faktury	Počet dokladů tohoto typu, automaticky generováno	Vydané faktury
Nákupní objednávky	Počet dokladů tohoto typu, automaticky generováno	Nákupní objednávky
Přijaté faktury	Počet dokladů tohoto typu, automaticky generováno	Přijaté faktury

Termíny

Název	Popis	Nastavení
Dokončit do	Termín, do kterého je nutné zakázku dokončit. Např. termín očekávaný zákazníkem (ve fázi poptávky) nebo smluvní termín (ve fázi objednávky).	Vyplnění pomocí kalendáře
Vytvořeno	Termín, kdy byla zakázka skutečně vytvořena.	Automaticky generováno
1. nabídka	Termín, kdy bylo změněno pole Stav na Nabídka.	Automaticky generováno
Započato	Termín, kdy byl založen doklad k zakázce,	Automaticky generováno
Dokončeno	Termín, kdy bylo změněno pole Stav na Odložená nebo Nerealizovaná.	Automaticky generováno

Úkoly

Spolupracující oddělení

Oddělení

Spolupracující partneři

Slouží k zaznamenání seznamu obchodních partnerů, kteří se podílejí na realizaci zakázky s možností zapsání jejich role v zakázce formou poznámky.

Tento seznam bude brán v úvahu v modulu Komunikace, kdy je možné zaznamenat komunikaci obchodního partnera, které sám není zadavatelem, ale na které se podílí jiným způsobem.

Název	Popis	Nastavení
Obchodní partner	Obchodní partner	viz. Adresář
Kontaktní osoba	Osoba, která bude kontaktována v případě nějakých nejasností.	viz. Adresář
Poznámka	Interní poznámka týkající se spolupracujících partnerů	Vyplnění pole

Výkony

Vyhodnocení zakázky

Vyhodnocení zakázek

Doklady

Název	Popis	Nastavení
Směr	Směr dokumentu prodej/nákup	Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.
Druh	Označení podtypu dokumentu. Např. ,,Objednávky" v případě typu ,,Smluvní dokument" nebo ,,Zálohová faktura" v případě typu ,,Faktura"	Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.
Datum	Datum vystavení dokladu	Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.
Doklad	Doklad	Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.
Stav	Určuje v jakém stavu se nachází doklad	Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.
Obchodní partner	Obchodní partner	Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.
Datum splatnosti	Datum splatnosti	Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.
Měna	Měna dokladu	Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.
Celkem bez DPH	Celková cena v měně dokladu bez DPH	Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.
Celkem bez DPH (d)	Celková cena v domácí měně bez DPH	Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.
Celkem vč. DPH	Celková splatná čáska v měně dokladu včetně DPH	Automatické vyplnění pokud založíme nějaký doklad.

Komunikace

Záznam veškeré komunikace které proběhla a vztahuje se k dané zakázce.

Komunikace

Rizika

Název	Popis	Nastavení
Aktivní	Zaktivování rizika dané zakázky.	Označení kliknutím
Název	Krátký výstižný název rizika.	Vyplnění názvu.
Pravděpodobnost	Pravděpodobnost slouží k vyhodnocení rizika zakázky, jedná se o zhodnocení, zda se zakázka naplní. Mělo by být dostatečně jednoduché na vyplnění, aby nedošlo ke zkreslení tohoto ukazatele.	Přednastavené volby 3 úrovní rizika: Nízská - Pravděpodobně nenastane, ale i přesto může být důležitý Střední - Může a nemusí nastat, není nepravděpodobné. Vysoká - Lze očekávat, že dříve či později nastane.
Dopad	V případě naplnění rizika, spekulace o dopadu neúspěchu.	Přednastavené volby 3 úrovní rizika: Nízská - Nepříjemnosti. Lze překonat pomocí trocha zvýšeného úsilí. Střední - Má dopad na stanovené cíle projektu, mělo by být možné uřídit v rámci rezerv. Vysoká - Vysoký dopad na schopnost projektu dosáhnout stanovených cílů.
Závažnost	Automaticky generované číslo, které značí závažnost. Nejnižší závažnost je 1 a nejvyšší 9.	Automaticky vložené číslo, které je závislé na vyplnění Pravděpodobnosti a Dopadu.
Následná akce
Zodpovědnost