SIMPLICOR WIKI:Portál Asap

Úvod

Tato příručka vás provede kroky potřebnými k ovládání tohoto produktu.
Pamatujte, prosím, na to, že v systému Advantage ASAP jsou evidovány jedny z nejdůležitějších dat vašeho zákazníka či zaměstnavatele, a proto pečlivě dodržujte kroky popsané v této příručce.
Přejeme vám bezstarostné chvilky s produktem Advantage ASAP.

Tým Advantage Solutions, s. r. o.

ASAP implementace Prodej

Získávání zákazníků

Souhrn nastavení činností souvisejících se získáním zákazníka od doby plánování reklamních kampaní, přes získání kontaktu a plánování obchodních příležitostí až po přijetí objednávky či uzavření smlouvy.

Komunikace

Komunikace zaznamenává potencionální obchodní příležitosti. Při prvním kontaktu je založen obchodní partner v adresáři. Komunikace může být zaznamenávána v podobě schůzek, telefonátů, stížnosti, prodejních či nákupních objednávek, atp.
V rámci komunikace je založena zakázka, která je ve výsledku připravena k přijetí objednávky nebo zrušení.
Nutné nastavit

Účely komunikace

Oddělení

Číselné řady

Účely komunikace

Nastavení účelů komunikace zakázky v rámci procesu získávání zákazníka.
Menu - Základní data - Komunikace - Nastavení účelů komunikace

Název Povinné údaje Možnosti vyplnění
Název *
Zařízení * Telefon, Fax, E-Mail,atp.
Číselná řada * Číslování komunikace

Číselné řady
Číselné řady účelů komunikace.
Oddělení
Je potřeba rozmyslet strukturu oddělení a přístupová práva uživatelů tak, aby nedocházelo k pronikání citlivých dat a zároveň aby byl udržen komfort ovládání, např. pokud mezi sebou oddělení často spolupracují na zakázkách a bylo by třeba např. často nastavovat přístupová práva k jednotlivým zakázkám.

Pro každé oddělení lze zvolit suffix za číslem zakázky.
Zakázky
Slouží k zaznamenávání nákupního či prodejního případu. Zaznamenávají základní data potřebná k pozdějšímu zpracování

Hodnocení
Náročnost
Dle náročnosti lze zvolit prioritu zakázky.
Pravděpodobnosti
Pravděpodobnost slouží k vyhodnocení úspěšnosti zakázky, jedná se o zhodnocení, zda se zakázka naplní.
Mělo by být dostatečně jednoduché na vyplnění, jinak si bude obchodník vymýšlet a dojde ke zkreslení tohoto ukazatele.
Metriky
Metrika určuje objem zakázky v jiných jednotkách než ve finančním obratu. Může plnit funkci
- informativní
- rozlišovací (velké/malé zakázky)
- hodnotící - sloužící ke zpětnému porovnání s realitou - cílem je tvořit správné odhady
Limit pro schvalování zakázek
Provozní parametr
Adresář
Možnost zadávání kontaktních osob, rolí, bankovních spojení, expedičních tras a zaznamenávání komunikace. Je hlavním pilířem nastavení zákazníků.
Adresář role
V adresáři je potřeba přiřazovat role:
- Vedoucí projektu
- Key Account Manager
- Zprostředkovatel prodeje
Podle rolí je zároveň přiřazeno oprávnění v zakázce
Marketingová data
Reportování tržních segmentů, zdrojů poptávek, prodejních teritorií a důvodů neúspěchu. Zpětná vazba pro získání marketingových informací.
Teritoria
Slouží k diferencování obchodních lokalit, např. kvůli přidělování zakázek obchodním zástupcům ale také k vyhodnocování např. reklamních kampaní.
Tržní segment
Bližší segmentace zakázky z důvodu pozdějšího vyhodnocování a vyhodnocování plnění firemní strategie - tj. podpora či útlum určitých tržních segmentů, nebo srovnávání s jinými subjekty, např. zjišťování podílu na trhu v rámci známých tržních segmentů.
Zdroj poptávky
Jakým způsobem se o nás klient dozvěděl.
Příklady:
- osobní doporučení
- stálý zákazník
- časopis XY
- firemní webové stránky
- server xxxx.com
Zde by se neměly uvádět např. reklamní kampaně (tj. časopis XY ano, ale ne časopis XY červnový speciál). K tomuto bude sloužit agenda reklamních kampaní.
Agenda reklamních kampani? Jak to chces zahrnout do aktualni dokumentace? Budem to zminovat co ano, co ne?
Důvody neúspěchu
Seznam důvodů neúspěchů zakázek. Seznam by měl být tak strukturovaný, aby se na základě něj dalo poučit do budoucna a nebyl problém pro obchodníka vybrat položku.
Číselné řady
Číselné řady obchodních zakázek (odkaz na menu). Upozornění - lze ještě upravit pomocí suffixu Oddělení.
Příjem objednávek
Nastavení procesu správy objednávek od přijetí po dodání a fakturaci.
Komunikace
Komunikace s potenciálními zákazníky:
- schůzky
- telefonáty
- atp.

Při prvním kontaktu je založen obchodní partner v adresáři.

V rámci komunikace je založena zakázka, která je ve výsledku připravena k přijetí objednávky nebo zrušena.

Dimenze
Více účelné využití např. exporty do ost účetních software.
Šablony objednávek
Nastavení přes Základní data - Komunikace - Nastavení účelů komunikace, Slouží k přizpůsobení Komunikace - obsahuje group boxy Možnosti obchodního partnera, Možnosti zakázek a Možnosti dokladu. Pomocí číselníků se nastaví požadované parametry pro danou roli, klienta či zakázky
Činnosti
Nastavení činností pomocí číselníku, slouží k rozlišení nákladů a výnosů
Číselné řady
Číselné řady smluv/ objednávek(odkaz na menu číselné řady).
Platební účty
Nastavení pomocí číselníku.
Obsahuje group boxy k nastavení základních údajů, pokladny a parametrů bankovního účtu
Produkty
Vycházíme z adresáře a nastavení rolí
Měrné jednotky
Dle jaké jenotky je produkt nastaven. Souvisí také se zadáváním výkonů.
Ceníky
Základní soupis výrobků a služeb. Nastavení cen, měn a druhů (implementace, support, poradenství,...)
Sklady
Nastavení Skladu pomocí číselníku - text boxy - Metody ocenění, Plán budov,...
Nastavení zákazníků
Zaokrouhlování
Nastavení v Základních datech - Obecné
Dimenze
Měny
Možnost nastavení soustavy měn (hlavní menu). Rozdělení domácí měna a cizí
Místa
Agenda Zakázky
Obsahují základní group boxy:
o Základní údaje – Název, Zadavatel, Kontaktní osoba,
Key Account, Vedoucí projektu, Zprostředkovatel, aj
o Hodnocení zakázky – zachycení Rozpočtové ceny, Pravděpodobnost, aj.
o Marketingové údaje – Tržní segment, Prodejní teritorium, aj
o Ověřené doklady – doklady které se vztahují k dané zakázce; informují o svém stavu
o Termíny – do kdy jsme schopni zakázku naplnit

- V zakázkách dále zachycujeme – Úkoly, Spolupracující odd., Spolupracující partneři, Výkony, Vyhodnocení zakázky, Doklady, Komunikace a Rizika
Rámcová zakázka
- Existuje právě jedna zakázka, ke které se přidávají objednávka a faktury
Zakázky režijní
- Zaznamenávání režijních nákladů
Agenda Prodejní objednávka / smlouvy
- Patří mezi základní doklady software
- Zaznamenává v group boxech – Základní data (Místo, Zakázka, Obchodní partner), Ceny (Měna), Fakturační adresa a poznámky
- Záložka Položky – Dodací podmínky, informace ohledně Fakturace, Cenové řádky a rozpis činností
- Dále lze vložit do Položky – text poznámku a poté vytisknout předávací protokol/dodací listinu
Fakturace
- Pokud je objednávka/smlouva schválena
- Pomocí Přehledu nevyfakturovaných objednávek, lze zobrazit seznam určený k fakturaci
- Fakturovat lze ručně nebo podle fakturačního cyklu
- Fakturace ruční – nejprve zvolit způsob fakturace, označit fakturu a zpustit průvodce
- Fakturace podle fakturačního cyklu – vybíráme cyklus (14dní, 7 dní,…), vybereme fakturu a spustíme průvodce